Ing. Martin Ondrášik
CDESK, CM Sales Manager
Wdrożenie systemu do procesów prawie zawsze wchodzi w grę, gdy pojawiają się problemy w organizacji. Należy pamiętać, że każda organizacja jest tylko tak efektywna, jak jej najsłabsze ogniwo, a często te słabe ogniwa znajdują się w niezarządzanych procesach.
Dziś dla każdej pracy i czynności biznesowej w organizacji istnieją oprogramowania, które mogą je zdigitalizować i w ten sposób zbudować cyfrową firmę.
Digitalizacja codziennej pracy tworzy system, który pomaga wykonywać tę samą pracę bardziej efektywnie.
W firmach często spotykamy się z sytuacją, w której dążąc do usprawnień i cyfryzacji, korzystają one z kilku różnych systemów, które nie komunikują się ze sobą, a ich przeznaczenie mija się z celem wdrożenia. Powielanie wprowadzania informacji, brak przejrzystości, obciążenia związane z ustalaniem harmonogramów i wysokie koszty to tylko krótka lista przykładów możliwych konsekwencji.
Dlatego bardzo ważne jest, aby skupić się na starannym wyborze oprogramowania dla Twojej firmy.
Jak więc wybrać odpowiedni system, który zdigitalizuje Twoje procesy biznesowe?
Odpowiedni system powinien spełniać następujące kryteria:
- System obejmuje jak najwięcej procesów, które są przedmiotem digitalizacji – przy wyborze skoncentruj się dokładnie na procesach, które musisz zdigitalizować, jest to podstawa wyboru odpowiedniego systemu.
- Integruje agendy biznesowe – system agendy albo działa sam, albo umożliwia połączenie z innymi systemami, w których te agendy są obsługiwane. Pozwala to uniknąć niepotrzebnego powielania danych, zarządza procesami i współpracą między poziomami organizacji.
- Zapewnia zmienność procesów pod kątem ich zgodności (w momencie wdrożenia) – zmienny workflow, który jest w pełni konfigurowalny, zapewni Ci niższe koszty i krótszy czas wdrożenia.
- Śledzenie terminów – jasne określenie terminów i ich dotrzymywanie jest warunkiem koniecznym do realizacji procesu. Przesuwanie zadań do przodu i zapominanie o nich nie przynosi rezultatów. Dlatego informowanie o zbliżających się terminach powinno być integralną częścią systemu.
- Śledzenie kosztów – dzięki systemowi zawsze powinieneś być w stanie dokładnie określić, ile wydajesz i na co. Nie należy lekceważyć ewidencji wykonanych prac i możliwości raportowania.
- Wsparcie komunikacyjne – usprawnienie komunikacji z klientami i dostawcami, informowanie ich o stanie realizacji wniosków oraz zapewnienie przejrzystej realizacji usług buduje wzajemne zaufanie i reputację firmy. Idealnie byłoby, gdyby rozwiązanie integrowało helpdesk, service desk lub CRM.
- Akceptowalne koszty przyszłego rozwoju systemu – wraz z rozwojem organizacji następuje rozwój procesów. Dlatego też należy rozważyć przyszłe koszty. System powinien umożliwiać wprowadzanie własnych zmian i tworzenie procesów bez ingerencji programisty. Zmiana generacji oprogramowania może być równie kosztowna. Jeśli płacisz dzisiaj za digitalizację obecnych procesów i musisz je rozbudować w przyszłości, zapłacisz wielokrotność tego, co robisz dzisiaj, więc nie był to dobry wybór.
Wprowadzenie jakiegokolwiek systemu i procesów spotyka się zazwyczaj z niezrozumieniem ze strony pracowników. Każda zmiana, bez względu na to, jak bardzo starasz się, aby była lepsza, jest stresująca dla pracowników.
Udział pracowników we wdrożeniu systemu jest więc kluczowym elementem sukcesu.
Wyznaczaj cele, komunikuj je pracownikom i jak najbardziej angażuj ich w proces. Tylko wtedy zrozumieją skalę i wagę wprowadzania zmian. Jednocześnie, mając poczucie uczestnictwa, będą dbać o wdrażanie zmian procesowych.
W każdej organizacji spotykamy się z trzema grupami pracowników:
- Zwolennicy zmian
- Neutralni pracownicy
- Przeciwnicy zmiany
Zróbcie kampanię, poznajcie opinię, organizujcie wspólne spotkania, regularnie informujcie o postępach, wpływajcie na neutralnych i udowadniajcie, że sceptycy się mylą. Wdrożenie systemu i procesów jest szybsze i mniej bolesne.
Musisz wziąć pod uwagę dostawcę przy wyborze systemu, który pomoże Ci uporządkować procesy biznesowe. Przygotowanie projektowe i techniczne, zapewnienie zasobów ludzkich, dostępność wsparcia we wdrożeniu, rozwoju i utrzymaniu systemu jest równie ważne jak jego funkcjonalność. Doświadczenie dostawcy jest więc niezwykle istotne przy wyborze oprogramowania.
Digitalizacja na wszystkich poziomach organizacji, jak również na zewnątrz, jest kluczową kwestią dla przetrwania firm w dzisiejszych niepewnych czasach pandemii i pogarszającego się otoczenia biznesowego.
Jeśli zdecydujesz się uporządkować swoje procesy biznesowe, nie wahaj się wypróbować naszego oprogramowania CDESK, które rozwijamy na podstawie wymagań klientów od 2003 roku.
